Od 1 lutego 2026 r. w Polsce zacznie obowiązywać Krajowy System e-Faktur (KSeF), który wprowadza powszechny obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Nowe regulacje obejmą wszystkich podatników VAT – zarówno czynnych, jak i korzystających ze zwolnienia. Co istotne, ustawodawca przewidział okres przejściowy, w którym przedsiębiorcy nie będą ponosić sankcji za nieprawidłowości związane z funkcjonowaniem systemu.
Krajowa Administracja Skarbowa podkreśla, że rok 2026 ma pełnić przede wszystkim funkcję adaptacyjną i umożliwić podatnikom spokojne wdrożenie nowych rozwiązań.
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF – kogo dotyczy i od kiedy
Zgodnie z art. 106ga ustawy o VAT, od 1 lutego 2026 r. podatnicy VAT będą zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF. Obowiązek ten obejmie zarówno podatników czynnych, jak i zwolnionych z VAT. W przypadku podatników zwolnionych zasady wystawiania faktur pozostaną niezmienne – dokument będzie sporządzany wyłącznie na żądanie nabywcy.
Ustawodawca przewidział jednak wydłużony termin dla części przedsiębiorców. Podatnicy, których wartość sprzedaży brutto w 2024 r. nie przekroczyła 200 mln zł, zostaną objęci obowiązkiem korzystania z KSeF dopiero od 1 kwietnia 2026 r., o ile nie spełnią jednego z poniższych warunków:
- wystawiają faktury elektroniczne lub papierowe przy użyciu kas rejestrujących albo stosują paragony fiskalne uznawane za faktury uproszczone,
- łączna wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł brutto.
W tych przypadkach obowiązek wystawiania faktur w KSeF zostanie przesunięty na 1 stycznia 2027 r.
Warto przy tym zaznaczyć, że niezależnie od etapu wdrożenia, odbieranie faktur za pośrednictwem KSeF będzie obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców już od 1 lutego 2026 r. Jeżeli sprzedawca ma obowiązek wystawienia faktury w systemie, nabywca będący podatnikiem z numerem NIP musi odebrać ją właśnie w KSeF – nawet jeśli sam jeszcze nie wystawia faktur ustrukturyzowanych.
Rok 2026 jako okres bez sankcji
Istotnym elementem nowych regulacji jest brak sankcji w pierwszym roku obowiązywania systemu. Jak wyjaśnia Krajowa Administracja Skarbowa, w 2026 r. przedsiębiorcy nie będą karani ani za brak wystawienia faktury w KSeF, ani za błędy techniczne związane z funkcjonowaniem systemu.
Od 1 lutego 2026 r. zacznie obowiązywać jedynie art. 106ni ust. 4 ustawy o VAT, zgodnie z którym w przypadku:
- niewystawienia faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF,
- nieprzesłania do KSeF faktury wystawionej w postaci elektronicznej,
nie wszczyna się postępowań w sprawach o przestępstwa skarbowe ani wykroczenia skarbowe.
Przepisy umożliwiające nakładanie kar pieniężnych za naruszenie obowiązków związanych z KSeF wejdą w życie dopiero 1 stycznia 2027 r. Oznacza to, że w okresie od 1 lutego do 31 grudnia 2026 r. naruszenia przepisów dotyczących faktur ustrukturyzowanych – w tym wystawianie faktur papierowych lub „zwykłych” faktur elektronicznych przez podatników zobowiązanych do korzystania z KSeF – nie będą skutkowały żadnymi konsekwencjami finansowymi ani karnymi.
KSeF a ograniczenie błędów w fakturach
Według przedstawicieli Ministerstwa Finansów, wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur ma istotnie wpłynąć na zmniejszenie liczby błędów w dokumentach sprzedażowych. Automatyczne przesyłanie danych do centralnego systemu sprawi, że informacje zawarte na fakturze będą od razu rejestrowane i dostępne w jednolitym formacie.
Dzięki temu przedsiębiorca zyska bieżący wgląd w wystawione dokumenty – ich wartość, datę wystawienia oraz termin płatności. Rozwiązanie to ma również ograniczyć konieczność dokonywania korekt oraz zmniejszyć liczbę wyjaśnień składanych w trakcie kontroli podatkowych.
Przygotowanie do KSeF – działania KAS
Krajowa Administracja Skarbowa zachęca przedsiębiorców do wcześniejszego zapoznania się z zasadami funkcjonowania KSeF oraz do rejestracji w systemie z odpowiednim wyprzedzeniem. Rok 2026 został przewidziany jako czas na dostosowanie procesów księgowych i systemów informatycznych.
W ramach działań informacyjnych urzędy skarbowe w całym kraju zorganizują w dniach 24–25 stycznia 2026 r. dni otwarte poświęcone KSeF. Dodatkowo, w ostatnim tygodniu lutego – bezpośrednio przed wejściem systemu w życie – urzędy mają być czynne do godziny 20, aby zapewnić przedsiębiorcom wsparcie organizacyjne i merytoryczne.